Resolución 0312 de 2019: guía práctica para la cartelera obligatoria de SG-SST

Los artículos 2.2.4.6.19 a 2.2.4.6.22 del Decreto 1072 de 2015 desarrollan los requisitos relacionados con la definición y construcción de indicadores para evaluar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

El empleador debe definir indicadores cualitativos o cuantitativos, según corresponda, para evaluar la estructura, el proceso y los resultados del sistema, realizar su seguimiento y alinearlos con la planificación de la empresa.

Cada indicador debe contar con una ficha técnica que incluya su definición, interpretación, límite o valor esperado, método de cálculo, fuente de información, periodicidad del reporte y las personas que deben conocer el resultado.

En términos prácticos, los indicadores se organizan en tres grupos:

• Indicadores de estructura: permiten evaluar los recursos, las políticas, la organización y los elementos disponibles para gestionar la seguridad y la salud en el trabajo.
• Indicadores de proceso: muestran el grado de desarrollo y ejecución de las actividades del SG-SST, como la implementación del plan anual y las acciones de capacitación.
• Indicadores de resultado: ayudan a evaluar los cambios alcanzados, el cumplimiento de objetivos y otros resultados relacionados con el desempeño del sistema.

La Resolución 0312 de 2019 también contempla indicadores específicos dentro de sus estándares mínimos, con definiciones, fórmulas, interpretaciones y periodicidades según el indicador aplicable.

Por eso, antes de preparar una cartelera, la empresa debe identificar qué indicadores le corresponden de acuerdo con sus características, tamaño, actividad económica, nivel de riesgo y requisitos aplicables. No todas las organizaciones deben utilizar exactamente la misma selección.

La cartelera física debe diseñarse a partir de los objetivos de comunicación de la empresa. No necesita reproducir toda la documentación del SG-SST en una pared: su función es presentar información útil para los trabajadores y orientar hacia los procedimientos o documentos completos cuando sea necesario.

Según el contexto de la organización, puede incluir:

• Seguimiento al plan anual de trabajo: actividades preventivas programadas, avances y acciones pendientes que la empresa haya definido comunicar.
• Capacitación y sensibilización: información sobre actividades de formación, campañas de prevención y temas que el personal deba tener presentes.
• Indicadores de accidentalidad y enfermedad laboral: resultados seleccionados para la comunicación interna, con periodos de referencia y criterios de interpretación claramente identificados.
• Ausentismo relacionado con la salud: datos agregados cuando resulten pertinentes, cuidando la confidencialidad y evitando exponer información personal o clínica de los trabajadores.
• Acciones preventivas y correctivas: estado general de actividades de mejora, responsables por área cuando corresponda y próximos pasos de seguimiento.
• Canales de reporte: indicaciones para informar condiciones inseguras, comunicar incidentes o consultar los procedimientos internos de SST.

Estos son ejemplos de contenidos que pueden resultar útiles, no una lista legal obligatoria que deba aparecer íntegramente en todas las carteleras. La selección debe revisarse con la persona responsable del SG-SST y contrastarse con los indicadores y registros oficiales de la empresa.

Los datos publicados deben ser consistentes con sus fuentes, indicar el periodo evaluado y evitar comparaciones que puedan interpretarse de manera equivocada. Si un indicador requiere contexto técnico para comprenderse, conviene incluir una explicación breve y facilitar el acceso a la información completa.

Una empresa puede calcular y conservar los indicadores en una hoja de cálculo o en su sistema documental. Esas herramientas pueden ser útiles para el registro, el cálculo, el análisis y la trazabilidad, siempre que la información se gestione según los requisitos aplicables.

Sin embargo, tener los datos almacenados no significa que la comunicación del SG-SST a los trabajadores esté resuelta por sí sola. El artículo 2.2.4.6.14 del Decreto 1072 de 2015 contempla mecanismos eficaces de comunicación y que el sistema sea dado a conocer a los trabajadores y contratistas.

Una cartelera puede complementar esos mecanismos llevando información seleccionada a los espacios donde se desarrollan las actividades. Su valor está en facilitar la consulta y mantener visibles asuntos relevantes para el equipo, sin reemplazar las capacitaciones, los registros, las reuniones ni las demás medidas que correspondan.

Para aprovecharla mejor, el contenido debe resultar comprensible para quienes trabajan en la planta. Gráficos sencillos, títulos directos, periodos de referencia visibles y una distribución constante ayudan a que los trabajadores identifiquen rápidamente los temas relevantes.

La comunicación visual también debe promover la participación. Junto a los resultados, la empresa puede orientar al personal sobre cómo reportar peligros, consultar procedimientos o aportar observaciones dentro de los mecanismos internos del SG-SST.

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Cuando una empresa ya calcula sus indicadores, pero quiere facilitar su consulta en planta, conviene resolver primero cómo se gestionará la información. El diseño de la cartelera debe responder a una necesidad operativa concreta y a una rutina de mantenimiento definida.

Estos pasos ayudan a planificar su implementación:

• Elegir el lugar: buscar una ubicación visible y accesible para los trabajadores, que no obstruya rutas de circulación ni interfiera con la señalización obligatoria del área.
• Definir el público: establecer quién consulta la cartelera y qué información necesita comprender para que el contenido se ajuste a sus tareas y responsabilidades.
• Seleccionar los indicadores: trabajar con los registros y fichas técnicas del SG-SST para decidir cuáles conviene resumir en el soporte físico.
• Asignar responsables: definir quién prepara los datos, quién los valida y quién autoriza la actualización de la información expuesta.
• Establecer la periodicidad: actualizar la cartelera de acuerdo con la frecuencia del indicador, el periodo de información y el procedimiento interno. No todos los indicadores necesariamente se actualizan con la misma frecuencia.
• Verificar la información: comprobar las cifras, el periodo de referencia y la correspondencia con los registros originales antes de publicar una versión nueva.

La ubicación debe facilitar la lectura sin poner en riesgo la circulación o el trabajo. La organización también debe considerar las condiciones del entorno: polvo, humedad, limpieza frecuente, iluminación y posibilidad de manipulación de los documentos.

Establecer responsables y una rutina de actualización evita que el tablero permanezca con información obsoleta. Una cartelera visualmente atractiva pierde utilidad cuando los datos no corresponden al periodo indicado o ya no reflejan la situación del sistema.

El diseño debe ayudar a leer la información con rapidez. En una planta, los trabajadores pueden consultar el panel mientras se desplazan entre áreas o durante una actividad de seguimiento. Por eso, los contenidos deben organizarse con una jerarquía clara y sin saturar el espacio.

Al diseñar el soporte, conviene evaluar:

• Jerarquía de información: destacar el título de cada indicador, el periodo evaluado y el dato principal. Dejar las explicaciones adicionales en un segundo nivel.
• Contraste y legibilidad: utilizar tipografías claras, tamaños apropiados y una combinación de fondo y texto fácil de distinguir desde la distancia prevista.
• Organización por módulos: separar indicadores, acciones de prevención, campañas y canales de reporte para que cada tipo de contenido se encuentre fácilmente.
• Actualización sencilla: considerar bolsillos, soportes intercambiables o superficies magnéticas si es necesario reemplazar partes del contenido.
• Material apropiado: seleccionar un soporte acorde con las condiciones del espacio, la frecuencia de uso y las labores de limpieza.

Un diseño modular puede facilitar el reemplazo de hojas o secciones sin rehacer toda la cartelera. De todos modos, la solución debe elegirse según el uso previsto y no sustituye la validación técnica de los datos ni el proceso de gestión del sistema.

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Una cartelera de indicadores puede ayudar a llevar la información del SG-SST al lugar donde se desarrolla el trabajo diario. Para que aporte valor, debe formar parte de un proceso que incluya indicadores definidos, datos verificados, responsables y seguimiento de las acciones.

La Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015 deben consultarse en su conjunto, junto con los requisitos adicionales aplicables a cada organización. La cartelera no reemplaza la evaluación del sistema, sus registros, el plan anual, las capacitaciones ni los demás componentes de la gestión preventiva.

El primer paso es identificar qué necesita conocer el personal, qué indicadores existen y cómo se comunicarán los resultados. Después se puede definir el tamaño, el material, la ubicación y el sistema de actualización del tablero.

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